Ist Ihre Budgetplanung schon fertig? Oder trägt Ihr Controlling noch die Daten zusammen? Das ist leider keine Seltenheit. Es wird Zeit für einen neuen Planungsansatz – für eine effiziente Unternehmensplanung, die Zeit und Nerven spart und sich tatsächlich zur Unternehmenssteuerung eignet.
Die laufende Budgetplanung ist als Steuerungsinstrument gedacht. Sie soll wichtige Entscheidungen vorbereiten, bei der Umsetzung strategischer Maßnahmen helfen und natürlich auch zeitnah den jeweiligen Fortschritt und Erfolg messen.
Die klassische Budgetplanung vieler Unternehmen leistet genau das nicht.
Das detaillierte Budget spiegelt vielmehr das traditionelle Modell von Führung und Kontrolle wider. Der Anspruch, alles ganz genau darstellen zu wollen, führt zu Unmengen an Daten, die zu erstellen, zu plausibilisieren und zu verarbeiten sind.
In der Praxis wirkt sich das so aus: Das Controlling macht Überstunden. Die Abteilungen liefern immer mehr Zahlen. Steht der Plan dann irgendwann, sind Teile davon jedoch längst Makulatur, weil sich wesentliche Prämissen bereits wieder geändert haben. Erreicht man damit am Ende also mehr als nur Scheingenauigkeit?
Den eigenen Weg finden und den Blick für das große Ganze bewahren.
Es gilt, ein maßgeschneidertes Planungskonzept zu entwickeln, das nur an den Stellen ins Detail geht, wo es wirklich sinnvoll ist, und darüber hinaus jederzeit flexibel angepasst werden kann.
Grundsätzlich erfolgt die Umsetzung in fünf Schritten. Wesentliche Eckpunkte sind:
1. Strategische Leitplanken setzen
Die strategischen Unternehmensziele werden top-down auf die operativen Bereiche als „Leitplanken“ heruntergebrochen. Dies können Marktanteilsziele, Renditekennzahlen oder Key-Account-Volumina sein, aber auch strategische Eckwerte für ein neues Geschäftsfeld, einen neuen Standort etc.
2. Eine Basisplanung entwerfen
Die operativen Bereiche erstellen bottom-up („von unten nach oben“) eine Basisplanung, den „Base Case“. Statt sich hierbei im Klein-Klein zu verlieren, gilt es, den Blick für das große Ganze zu bewahren. Das spart Zeit und Ressourcen.
3. Ergebniskritische Positionen detailliert planen
Dann erst geht es ins Detail. Die Basisplanung wird nur an erfolgskritischen Positionen präzisiert und nur dort, wo wesentliche Lücken aufgedeckt wurden. Im Fokus steht die Frage, mit welchen Maßnahmen sich die Zielwerte erreichen lassen – eine Schlüsselstelle im Planungsprozess. Denn die Umsetzung der Maßnahmen sind die zentralen Managementaufgaben in den operativen Bereichen im kommenden Jahr und die Basis für Reporting und Controlling. Hier gilt es also, Relevantes von Irrelevantem zu trennen.
4. Szenarien simulieren
Im vierten Schritt gilt es, die Detailplanung um die Simulation von Szenarien zu ergänzen. Welchen Einfluss haben konjunkturelle Schwankungen? Wie wirken sich unterschiedliche Maßnahmen aus? Fragen wie diese können vorab bei der Simulation verschiedener Szenarien beantwortet werden. Dabei zeigt sich, wie empfindlich der Geschäftserfolg auf Veränderungen reagiert
5. Bei Bedarf nachjustieren
Doch bekanntlich kommt es erstens anders und selten wie geplant. Einkaufspreise ändern sich, ein neues Gesetz wird verabschiedet, die Inbetriebnahme einer Produktionslinie verzögert sich. Damit die Planung noch als Steuerungsinstrument nutzbar ist, muss nachjustiert werden. So wird schnell klar, ob das Unternehmen noch auf Kurs liegt.
Abschied vom jährlichen Kraftakt
Ein Umschwenken von traditioneller Budgetierung auf die Planung erfolgskritischer Maßnahmen gilt vielen Geschäftsführern als riskant, da ein eingespielter Prozess verändert wird. Dennoch lohnt es sich. Mehrwert entsteht dann, wenn der Plan als effektives Werkzeug zu mehr Unternehmenserfolg führt.
