Das Unternehmermagazin aus der Handelsblatt Media Group

Creditreform

Es gibt nicht das eine perfekte Intranet für alle Unternehmen, sondern nur für jedes Unternehmen das individuell passende. Deshalb ist es wichtig, schon vor Beginn der Konzeption einige Fragen zu beantworten, die großen Einfluss darauf haben, wie das fertige Intranet einmal aussehen muss, damit es alle Ansprüche erfüllen kann. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Aspekten, die Sie beachten sollten, damit Ihr neues Intranet nicht nur technisch überzeugt, sondern von Ihren Mitarbeitern auch angenommen und mit Leben gefüllt wird. (mil)

Checkliste mit den wichtigsten Punkten:

Ziele

Machen Sie sich klar, was Sie mit dem Intranet erreichen wollen, definieren Sie eine Intranet-Strategie und Intranet-Ziele. Daraus leiten sich sämtliche weiteren Anforderungen ab.

CMS-Funktionen

Gleichen Sie die Funktionen verschiedener Content-Management-Systeme (CMS) mit Ihren Anforderungen ab. Kein CMS auf dem Markt kann alle Ihre Bedürfnisse zu 100 Prozent erfüllen. Wählen Sie deshalb ein CMS aus, das seine Stärken in den Bereichen hat, auf die Sie am meisten Wert legen: Kernintranet, Collaboration, Social Intranet, Portal, Suche.

Intranet-Team

Stellen Sie ein Intranet-Team zusammen, das als organisatorische Einheit auch nach dem Launch die inhaltliche und technische Weiterentwicklung des Intranets verantwortlich betreut.

Datenschutz

Beim Thema Social Intranet müssen Sie den Datenschutz beachten. Sie müssen es den Mitarbeitern überlassen, welche personenbezogenen Informationen sie mit anderen teilen wollen. Beziehen Sie vom Konzeptions- bis zum Einführungsprozess den Betriebsrat und gegebenenfalls den Datenschutzbeauftragten mit ein, um Komplikationen zu vermeiden.

Responsive Design

Damit Ihr Intranet auch langfristig als Kommunikationsmedium einsetzbar bleibt, achten Sie darauf, dass das von Ihnen eingesetzte CMS Responsive Design unterstützt. Damit ist Ihr Intranet auch auf mobilen Geräten komfortabel nutzbar. Falls es in Ihre Mobile-Strategie passt, können Sie Ihren Mitarbeitern auch eine Intranet-App bereitstellen.

Inhalte

Jedes Intranet ist nur so gut wie seine Inhalte. Definieren Sie deshalb in einem Regelwerk für Dokumentations- und Wissensmanagementzwecke, welches Wissen wie festgehalten werden soll. Automatisieren Sie den Pflegeprozess und sorgen sie so dafür, dass die Inhalte immer aktuell sind und Verantwortliche an die Pflege und Aktualisierung erinnert werden. Führen Sie außerdem ein strukturiertes Kategorien- bzw. Metadatensystem ein. Filter, Sortiermechanismen und Suchfunktionen sind nur so gut, wie das hinterlegte Metadatensystem.

Anwender-Test

Lassen Sie Ihr Intranet von den späteren Anwender testen. Kein automatisierter Test kann Ihnen sagen, ob die Oberflächen oder die Funktionalitäten den Wünschen und Erwartungen Ihrer Mitarbeiter entsprechen.

Akzeptanz

Sensibilisieren und motivieren Sie Ihre Mitarbeiter bereits im Vorfeld für die Wichtigkeit, aber vor allem den Nutzen des Intranets. Der Erfolg Ihres Intranets steht und fällt mit der Akzeptanz.

Weiterentwicklung

Optimieren Sie Ihr Intranet kontinuierlich. Technologien entwickeln sich weiter, Bedürfnisse ändern sich. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, Feedback zu geben und sorgen Sie dafür, dass der Betrieb des Intranets lebendig ist.

Service-Manager

Ebenso wie das Intranet-Team für die organisatorische und redaktionelle Verwaltung zuständig ist, sollte sich ein Service-Manager um die zugrundeliegende technische Infrastruktur kümmern. Er steht dem Intranet-Team und den Mitarbeitern als technischer Ansprechpartner zur Verfügung.

Kostenloser Intranet-Check: Die technische Grundlage jedes gelungenen Intranets ist das richtige CMS. Welches das richtige für Ihr Intranet ist, können Sie hier herausfinden.