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Creditreform

Der Mittelstand soll von zuviel Bürokratie entlastet werden, doch auch digital erzeugte Dokumente müssen weiter maschinell ausgewertet werden können. Vom Gesetzgeber wurde daher die Konvertierung nach PDF nun ausdrücklich erlaubt. Was dabei zu beachten ist, möchte ich Ihnen im Folgenden darlegen.

Das Bundeskabinett hat Ende 2014 die Eckpunkte zur weiteren Entlastung der mittelständischen Wirtschaft von Bürokratie beschlossen. Diese Eckpunkte basieren auf den neuen Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD). Sie gelten seit dem 1. Januar 2015 und haben die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) aus 1995 ersetzt. Waren damals keine Angaben über das zu nutzende Aufbewahrungsformat zu finden, sind diese nun mit PDF bzw. PDF/A eindeutig genannt.

Maschinelle Auswertbarkeit digitaler Dokumente bleibt

Neben dem Bürokratieabbau ging es dem Gesetzgeber bei den neuen Grundsätzen in erster Linie darum, dass die maschinelle Auswertbarkeit digital erzeugter Dokumente erhalten bleibt – ein Kriterium, das früher keinerlei Berücksichtigung fand. Nun können Unternehmen eingehende elektronische Handels- und Geschäftsbriefe – und das können auch E-Mails, beispielsweise mit Bestellungen, sein –nach PDF konvertieren, wenn „die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden“. Eine Rückwandlung von PDF-Dateien in ein Bildformat wie JPEG ist nicht zulässig.

Dies ist insofern eine Vereinfachung, als in Archiven nicht zahlreiche unterschiedliche Dateiformate vorgehalten werden müssen. Nutzen Unternehmen darüber hinaus PDF/A (den ISO-Standard für die Langzeitarchivierung), dann können sie sicherstellen, dass die Dokumente auch nach der vorgegebenen zehn Jahre dauernden Aufbewahrungsfrist und länger reproduzierbar sind. Werden die gescannten Dokumente per optischer Zeichenerkennung volltexterfasst, müssen die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufbewahrt werden. Mit PDF oder PDF/A sind solche Ergebnisse automatisch in der Datei eingebettet.

Ursprungsformat und Konvertierformat aufbewahren

Auch selbst erstellte Dokumente, wie beispielsweise Ausgangsrechnungen, dürfen nach PDF konvertiert werden. Das Bundesfinanzministerium schreibt jedoch vor, dass beide Versionen, also das Ursprungsformat des Dokumentes und das Konvertierformat aufzubewahren sind. Hier empfiehlt sich die Nutzung des Typs PDF/A-3, denn damit können die beiden Varianten in einer Datei als sogenannte hybride Archivierung zusammenhängend aufbewahrt werden.

Fazit: Mit den neuen Grundsätzen haben Unternehmen klare Empfehlungen, wie sie ihre geschäftsrelevanten Dokumente aufbewahren können. Dabei spielt das PDF-Format eine wichtige Rolle. Erfreulicherweise gibt es mittlerweile zahlreiche Lösungen am Markt, die PDF- oder PDF/A-Dokumente erzeugen.“

Der Autor ist Vertriebsbeauftragter und Gesellschafter der LuraTech Europe GmbH