Berücksichtigen Sie diese Hinweise des Experten:
Präsentation ist kein Handout
Eine vorgetragene Präsentation im Nachhinein 1:1 als Handout zur Verfügung zu stellen, das sollten Unternehmen besser unterlassen. Denn: Eine Präsentation ist noch lange kein Handout – und umgekehrt. Um ihre Zuhörer mit einem spannenden Vortrag zu begeistern, sollten Referenten auf großflächige Bilder und wenige, aber ausdrucksstarke Zahlen und Texte setzen, anstatt sich mit Textwüsten der Aufmerksamkeit des Publikums zu berauben. Hinzu kommt, dass eine gelungene Vortragsfolie nicht selbsterklärend sein, sondern vielmehr die Neugierde des Publikums wecken und die Aufmerksamkeit auf den Redner lenken sollte. Offene Fragen fördern den Dialog mit dem Publikum, denn die Zuhörer müssen sich gedanklich mit dem Vortrag auseinandersetzen.
Infografiken statt Bullet-Listen
Lange Zeit waren Bullet-Listen das bevorzugte Mittel, um Präsentationsfolien inhaltlich zu strukturieren. Doch anstatt langweiliger und wenig einprägsamer Aufzählungen sollten Referenten moderne Infografiken verwenden, um komplexe Inhalte zu verdeutlichen. Texte in eine Infografik umzuwandeln, ist leichter als man denkt: Nachdem Sie eine Bullet-Liste erstellt haben, markieren Sie diese und klicken auf „Start“. Fahren Sie dann mit der Maus über die „SmartArts“, erhalten Sie verschiedene Vorschläge, wie sich der Text als Infografik veranschaulichen lässt.
Gute Vorlagen als A und O
Eine gute Präsentation besteht immer aus zwei Komponenten: aus spannenden Inhalten und aus einem gelungenen Layout. Um nicht bei jeder Präsentation erneut am Corporate-Design-konformen Layout tüfteln zu müssen, empfiehlt sich der Gebrauch von PowerPoint-Vorlagen. Für einen besseren Überblick sollte man zuerst alle nicht benötigten Layouts über die Master-Ansicht löschen. Ist der Folienmaster erst einmal formatiert, überträgt PowerPoint alle dortigen Änderungen an Titel, Inhalt und Fußzeile automatisch auf alle Layouts. Dennoch besteht immer die Möglichkeit, die festgelegten Parameter auf den Unterfolien nachträglich anzupassen. Das Layout einzelner Folien kann man auch über Platzhalter definieren, wie beispielsweise Inhalt (ist generisch für jeglichen Content verwendbar), Bild (schneidet Grafiken automatisch auf die vorgegebene Fläche zu) oder Medien (für Videos und Multimedia-Inhalte).
Corporate Design automatisch gesichert
Ebenso unkompliziert und schnell lässt sich auch das Corporate Design sichern. Am einfachsten gelingt dies mit einer Zusatzsoftware für PowerPoint, wie sie etwa Made in Office als Add-in anbietet. Damit können Unternehmen einen verbindlichen Rahmen setzen, was das Layout und den Inhalt von Präsentationen angeht. Grundlage einer solchen Applikation bildet eine zentrale Bibliothek mit allen Folien, Präsentationen, Grafiken, Tabellen, Diagrammen und Videos. Marketer können dann nicht nur festlegen, auf welche Inhalte ihre Kollegen zugreifen dürfen, sondern das Tool prüft auch automatisch, ob neue Präsentationen, Folien oder Medienobjekte dem CD entsprechen – und verhindert gegebenenfalls die Speicherung in der Bibliothek. Definierte Sets aus Farben, Schriften und Grafiken sowie Formatierungsleisten für Schriften, Farben, Diagramme und Textelemente stellen das CD bei der Bearbeitung sicher. Wichtig ist auch die inhaltliche und formale Aktualität des Folienbestands. Falls sich etwa Logo oder Slogan ändern, nimmt ein Add-in diese Änderungen in allen Dokumenten automatisch vor oder es macht auf veraltete Inhalte aufmerksam.
Kinderleichte Bearbeitung
All das versetzt Anwender in die Lage, Präsentationen ohne große Mühe an ihren Bedarf anzupassen. Der Aufwand zur Formatierung und Gestaltung des Layouts entfällt größtenteils, da in der Bibliothek nur CD-konforme Vorlagen und Folien gespeichert sind. Nutzer stellen die Folien je nach Bedarf zusammen, passen sie stellenweise an – und fertig. Damit versetzt ein PowerPoint Add-in Anwender in die Lage, ihren Beitrag zur Markenführung zu leisten, den Markenwert ihres Unternehmens zu sichern und den Kundendialog zu fördern.
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