Zeit ist unser kostbarstes Gut. Gerade den Mitarbeitern kleiner und mittelständischer Unternehmen kommt es häufig so vor, als habe der Tag nicht genug Stunden, um die Vielzahl an Aufgaben zu bewältigen. Bei einem jungen, schnell wachsenden Unternehmen ist es häufig der Firmengründer, der sich allzu oft gerne teilen würde. Letztlich hilft dann nur eine Maßnahme: effektives Zeitmanagement.
Die Projektmanagement-Plattform Teamleader hat aus diesem Anlass sechs konkrete Tipps für Unternehmer zusammen gestellt, die dabei helfen sollen, Zeit einzusparen und die Arbeitsprozesse zu optimieren:
1. Planen Sie im Voraus
Gute Planung ist eine wichtige Voraussetzung dafür, Ihre Zeit rationeller zu verwalten. Versuchen Sie jeden Tag, fünf bis zehn Minuten für Ihren Kalender zu reservieren. Dabei ist es unerheblich, ob Sie eine elektronische Version oder eine auf Papier bevorzugen. Wichtig ist, dass Sie an einer einzigen Stelle alle Aufgaben notieren, die sie erledigen müssen und bis wann diese abgearbeitet sein müssen. Verwenden Sie am besten einen Kalender, den Sie überall hin mitnehmen können, etwa den Ihres Smartphones. Berücksichtigen Sie allerdings, dass Ihnen unerwartete Ereignisse dazwischenkommen können: Bauen Sie also auf jeden Fall etwas Spielraum ein.
2. Notieren Sie, wie lange Sie an etwas arbeiten
Prioritäten zu setzen ist einfacher, wenn Sie von der Grundannahme ausgehen, dass Ihre Zeit etwas kostet. Indem Sie sich notieren, wie lange Sie an bestimmten Aufgaben arbeiten, können Sie neuralgische Punkte in Ihren Projekten identifizieren und lernen, Ihre Zeit effizienter zu nutzen. Timetracking motiviert Sie darüber hinaus, sich auf eine Tätigkeit zu konzentrieren und Nebensachen aufzuschieben. Manche Kunden schätzen es auch sehr, wenn Sie einen akkuraten Projektbericht samt Zeiterfassung vorlegen können. Ihrem Kunden gegenüber demonstrieren Sie so Transparenz und Professionalität.
3. Vermeiden Sie Mikromanagement
Mikromanagement ist sowohl zeitintensiv als auch ineffizient. Stellen Sie stattdessen Mitarbeiter ein, denen Sie vertrauen und vertrauen Sie ihnen dann auch. Mikromanagement wirkt in erster Instanz unschuldig, aber der heiße Atem eines Managers im Nacken der Arbeitnehmer kann das Engagement Ihrer Mitarbeiter und deren Sinn für Eigeninitiative schaden. Wenn Sie selbst einen Schritt zurückgehen und Mitarbeiter fördern, können sie Erfahrungen, Kenntnisse und Fertigkeiten sammeln, um besser zu werden.
Gönnen Sie ihnen den Raum, Projekte selbstständig zu vollenden, und planen Sie gegebenenfalls danach eine Möglichkeit zum Austausch von Feedback ein, aus dem sie lernen können. Steve Jobs sagte es bereits: “ Es hat keinen Sinn, intelligente Mitarbeiter einzustellen und ihnen anschließend vorzuschreiben, was sie tun sollen. Wir stellen schlaue Leute ein, sodass sie uns erzählen können, was wir zu tun haben.“
4. Behalten Sie den Überblick
Wenn Sie neben Ihren Terminen und Aufgaben auch Projektzwischenstände, Deadlines und den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter im Auge behalten müssen, entsteht ein hoher Verwaltungsaufwand, der mit einem einfachen Kalender kaum noch beherrschbar ist. Moderne Projektmanagement-Software erleichtert Entscheidungsträgern diese Aufgaben und schafft Übersichtlichkeit, da alle Projekte, Aufgaben, Prozesse und Teammitglieder in nur einem Tool angezeigt und verwaltet werden. Mitarbeiter können für Projekte eingeplant und deren Zeithorizont festgelegt werden; relevante Dokumente lassen sich mit Projekten oder einzelnen Aufgaben verknüpfen.
5. Nutzen Sie Fahr- und Wartezeiten
Standortgebunden zu arbeiten ist nicht mehr aktuell, auch die Wartezeit beim Arzt oder in der Bahn kann zum Arbeiten genutzt werden. Zwar bietet es sich nicht unbedingt an, Aktenstapel hervor zu holen und durchzusehen – aber wer tut das noch auf Papier? Die Möglichkeiten sind heute endlos: Unterlagen können über die Cloud gemeinsam bearbeitet werden, an Meetings kann man per Videokonferenz teilnehmen, Ihren Kalender können Sie digital organisieren und mit einem Klick teilen. Kundendaten verwalten und bearbeiten Sie ebenfalls online, egal wo Sie sich gerade befinden.
6. Automatisieren Sie, wo es möglich ist
Wer expandieren will, kann nicht ewig alles manuell erledigen. Bereiten Sie deshalb Schablonen für Ihren E-Mail-Verkehr und Ihre Texte vor, die Sie öfter versenden, wie Rechnungen, Angebote und Zahlungserinnerungen. Auch die vielen Kontakte, die man heutzutage auf verschiedenen Wegen gewinnt und mit denen man durch unterschiedliche Kommunikationskanäle verbunden ist, sollten systematisch verwaltet werden. Ein CRM-Tool kann bei all dem helfen: Angebote im Handumdrehen zu finden, E-Mails mit dem richtigen Ansprechpartner zu verknüpfen und Ihre Verkaufszahlen zu analysieren – und das alles automatisch.
Zudem vereint ein CRM-Tool Mitarbeiter und Aufgaben übersichtlich in einem Programm, an das sich unkompliziert gängige Anwendungen wie Outlook anschließen lassen. Denn auch die Verwendung einer einzigen Plattform anstelle einer Vielzahl an Hilfsprogrammen spart Zeit – und Nerven.
Teamleader ist eine integrierte SaaS-Cloudanwendung für Kundenbeziehungsmanagement, Vertrieb, Projektplanung, Zeiterfassung und Fakturierung.
