Die Idee vom papierlosen Büro ist nicht neu, doch noch nie war sie so aktuell wie heute. Doch wie ist diese Umstellung zu schaffen? In den folgenden Ausführungen möchte ich darlegen, wie Büros spielend papierlos werden.
Untersuchungen der Unternehmensberatung Capgemini zufolge bemühen sich derzeit rund 80 Prozent aller Unternehmen um entsprechende Veränderungen. Ganz oben auf der Prioritätenliste stehen dabei meist Projekte, die auf das Automatisieren manueller Tätigkeiten zielen. „Händische“ Prozesse entstehen gerade bei Wissensarbeitern und in Büros meist da, wo Papier verarbeitet werden muss.
Kein Wunder also, dass viele Firmen (ebenfalls rund 80 Prozent) laut britischem IT-Verband CompTia bereits Initiativen zur Verringerung des Papierverbrauchs auf den Weg gebracht haben. Jedes fünfte Unternehmen setzt die entsprechenden Vorhaben sogar mit hoher Priorität um. Hauptgrund hierfür ist den CompTia-Untersuchungen zufolge der Wunsch, Informationen effizienter zu verarbeiten und gleichzeitig besser, das heißt umfassender zu nutzen als bisher.
Diese Bemühungen zeigen bereits Wirkung: Einer Studie der Non-Profit-Organisation AIIM zufolge verringert sich der Papierverbrauch in den Unternehmen langsam aber stetig: In 35 Prozent aller untersuchten Organisationen nehmen der Papierverbrauch und die Anzahl der Kopien ab.
Während kleinere Unternehmen eher langsame Fortschritte zu erzielen scheinen, gelang es den untersuchten Großunternehmen, ihren Papierverbrauch um durchschnittlich 15 Prozent zu senken.
Das Fundament dieser Weiterentwicklung bilden in den meisten Fällen ausgereifte Systeme für das Enterprise Content Management (ECM). Derartige Lösungen erlauben die effiziente Erfassung, Verwaltung und Nutzung aller unternehmensweiten Informationen. Bei dem Verfahren spielt das Format der verarbeiteten Unterlagen und Dateien in der Regel keine Rolle. Im Gegenteil: Gute ECM-Prozesse erleichtern es Unternehmen immens, Informationen durchdachter zu verwalten als auf Papier: in Form digitalisierter Unterlagen, als Data Streams, Fotos, Videos und anderer Multimediadateien, Web-Content oder E-Mail.
Doch digitale Informationen bringen eine neue Herausforderung mit sich: explosionsartiges Wachstum. Das Analystenhaus IDC geht davon aus, dass die „Digitale Welt“ jedes Jahr um etwa 40 Prozent wachsen und 2020 stolze 44 Zettabyte groß sein wird. Diese Wachstumsrate macht ECM zur Herkulesaufgabe.
Um diese bewältigen zu können, brauchen Unternehmen vor allem zweierlei: Erstens Agilität, um auf Veränderungen im Markt und im unmittelbaren Unternehmensumfeld reagieren zu können. Zweitens die Fähigkeit, Unternehmensdaten zu strukturieren, das heißt Prozesse und Werkzeuge, die die Migration und anschließende Verarbeitung von Daten bestmöglich unterstützen.
Beides ist nur zu schaffen, wenn die im Unternehmen eingesetzten ECM-Systeme den Zugriff auf Informationen durch Features wie Keyword- oder Volltextsuche erleichtern und die Suche aus einer Anwendung heraus unterstützen, und zwar sowohl vom Desktop-Arbeitsplatz als auch vom Mobilgerät aus. Denn nur mit derartigen Systemen können Mitarbeiter Unterlagen schnell und effizient ablegen, suchen, finden und aufrufen, ohne Papierstapel durchzublättern oder sich durch verschiedene Software-Anwendungen klicken zu müssen.
Systeme wie diese reduzieren außerdem den Papier- und Speicherverbrauch sowie das E-Mail-Aufkommen und erhöhen die Produktivität der Mitarbeiter.
Zudem unterstützen sie Führungskräfte dabei, fundiertere Entscheidungen zu treffen. All dies trägt dazu bei, Overhead-Kosten für das Informationsmanagement einzusparen.
Notwendige Systeme und Verfahren implementieren
Unternehmen können verschiedene Wege einschlagen, um derartige Systeme zu implementieren. Welcher davon im Einzelfall gewählt werden sollte, hängt jedoch von verschiedenen Einflussgrößen ab, etwa der Unternehmensgröße oder der Komplexität der Prozesse.
Trotzdem gibt es drei Schritte, die jede Organisation gehen sollte:
- Erstens: Analyse, Projektdefinition und SOLL-Prozesse
Vor der eigentlichen Entscheidung für ein bestimmtes System oder eine bestimmte Vorgehensweise bei der Implementierung sollte immer die Analyse stehen: Welche Grenzen haben die derzeit eingesetzten Technologien? Und welche Ziele soll das Projekt erreichen?
Viele Digitalisierungsprojekte scheitern an mangelhaften Rahmenbedingungen, sprich an schlechten Zielvorgaben, entsprechend ungenügender Planung oder an zu geringen Budgets.
Sind Projektziele und -umfang geklärt, empfiehlt es sich zudem, die SOLL-Prozesse zu spezifizieren: Wie sollen die künftigen Workflows aussehen? Business Process Management (BPM)-Werkzeuge können den entsprechenden Planungsprozess unterstützen: Sie listen üblicherweise alle Interaktionen innerhalb eines Prozesslebenszyklus auf und erzeugen Workflow- und User-Guides automatisch. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern vermeidet auch Inkonsistenzen und Fehler, die im weiteren Projektverlauf Probleme verursachen könnten.
