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Creditreform

Slowness“ prangert riesengroß auf der Wand hinter der Rezeption. Dazu der Spruch von Mahatma Gandhi auf den Hotelzimmern: „Es gibt wichtigeres im Leben, als beständig dessen Geschwindigkeit zu erhöhen.“ Für den ehemaligen Benediktinermönch, Prior des Benediktinerklosters Andechs und jetzigen Unternehmensberater Anselm Bilgri passt die angemahnte Entschleunigung des Tagungshotels Schloss Hohenkammer bestens zu den Veranstaltungen seiner Akademie der Muße. „In der modernen, komplexen Arbeitswelt müssen viele die Muße wieder neu entdecken und einüben“, umschreibt er das Akademieziel. Und damit seine Seminarteilnehmer dieses Ziel auch erreichen, sind eine ruhige Atmosphäre, inspirierende Räumlichkeiten, Zeit und Raum der Entspannung, Konzentration und Naturbegegnung notwendig – und das bietet dieses bayrische Landschlosshotel. Schloss-Manager Martin Kirsch zufolge bedeutet das aber keine ländliche Abgeschiedenheit. Hohenkammer liegt im Einzugsgebiet von München: 25 Autominuten zum Münchner Flughafen oder Stadtzentrum, 20 Minuten nach Freising, 15 Minuten nach Pfaffenhofen, 30 Minuten nach Ingolstadt. Martin Kirsch macht in Sachen Standort einen Trend aus: Tagen im Herzen oder im Einzugsgebiet der Metropolen München, Stuttgart, Frankfurt, Köln, Düsseldorf, Hamburg oder Berlin. Das steigende Tagungsgeschäft in diesen Zentren sieht auch der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren, das GCB German Convention Bureau und die Deutsche Zentrale für Tourismus. Sie sind die Initiatoren der Studie „Meeting- & Event-Barometer 2013“, die die aktuellen Verhältnisse im Meetings-, Incentive-, Congress- und Event-Segment, kurz MICE-Geschäft, sichtbar macht. Der Untersuchung zufolge besuchten im vergangenen Jahr 362 Millionen Teilnehmer Meetings und Events in Deutschland, 7,2 Prozent mehr als 2011. Der Aufwärtstrend soll sich in diesem Jahr in gleicher Größenordnung fortsetzen.

„Tagungshotels leisten hier den größten Beitrag“, stellt GCB-Geschäftsführer Matthias Schultze fest. Mit 66,1 Prozent Marktanteil richten sie die meisten nationalen und internationalen Veranstaltungen aus. Aufgrund der Kapazitäten sind das aber eher kleinere Tagungen, Kongresse, Seminare und Workshops. Großveranstaltungen finden meist in Kongresszentren oder Messehallen statt, von denen die Häuser allerdings ebenfalls profitieren. So wie vom 12. bis 16. Oktober 2013 in Berlin, während der „21st United European Gastroenterology Week“, die im Berliner ICC stattfindet. Über 14.000 Ärzte und Naturwissenschaftler aus aller Welt werden anreisen. In allen großen Tagungshotels der Bundeshauptstadt liegen Reservierungen für begleitende Tages- oder Abendveranstaltungen vor, mit oder ohne Übernachtungen. Solch ein Mammut-Kongress kommt für Willy Weiland, Präsident des Hotel- und Gaststättenverbandes (Dehoga) Berlin, nicht von ungefähr. Die deutsche Hauptstadt ist hinter den Ballungsräumen Wien und Paris die drittwichtigste Tagungs- und Kongressdestination in Europa. Der Großraum München belegt den fünften Platz.

Konzentriertes Angebot

Matthias Schultze zufolge sind Veranstaltungen in Metropolräumen wegen der guten Verkehrsanbindung und der Standorte von interessanten Unternehmen, Forschungsstätten und Hochschulen begehrt. Die Anziehungskraft von internationalen Unternehmen vor Ort, die andere Firmen, meist kleine und mittlere Unternehmen, mit ihren Veranstaltungen anlocken, bestätigt Hotel-Manager Martin Kirsch. Seine größten Magneten – selbst auch Tagungsveranstalter – heißen BMW, Siemens und Audi. Das Schlosshotel bietet rund 2.000 Quadratmeter Seminarfläche. Doch Jörg Raith zufolge, Vorsitzender des Verbandes der Kongress- und Seminarwirtschaft (Degefest), ist die Hotelgröße auch in den Zentralgebieten nicht das Maß aller Dinge. „Die Attraktivität eines Standortes, das Ambiente, die Tagungsverhältnisse und besonders die Begleitprogrammmöglichkeiten, vor allem Outdoor, sind für Veranstalter und Teilnehmer wichtiger geworden“, so seine Erkenntnis. Anders gesagt: wenn die Location stimmt, können statt einer größeren, mehrere kleinere Veranstaltungen hintereinander stattfinden.

Laut Markus Huf, Experte für Systemisches Coaching, ist die Veranstaltungsart in erster Linie entscheidend dafür, ob eine Austragungsstätte in oder im Umland einer Großstadt in Frage kommt. Er bevorzugt das Umland, denn seine Seminarteilnehmer müssen zur Bildung eines besseren Teamgeistes schon mal eine Kletterwand bezwingen oder Hochseilübungen absolvieren. Auch Trainer und Seminaranbieter Jörg Löhr schätzt für seine Veranstaltungen – Intensivseminare mit Übungen in der freien Natur – das Einzugsgebiet einer Stadt, wobei abends schon mal der Gang in die City angesagt ist. „Bundesweit nehmen persönlichkeits- und teambildende Trainingsmaßnahmen mit Outdoor-Aktionen zu“, so Hotel-Manager Kirsch. Das Schlosshotel Hohenkammer hat sich darauf eingestellt. Es gibt eine Außenanlage, zu der auch ein Fußballplatz gehört, und eine Eventhalle. Die einstige Reiterhalle wurde unter anderem mit einer Kletterwand, einem Hochseiltrakt und einem Schießstand für Pfeil und Bogen ausgerüstet. „Immer mehr Tagungsveranstalter wollen bei ihren Teambildungsaktivitäten nicht vom Wetter abhängig sein, schlechtes Wetter kann den Erfolg einer Veranstaltung gefährden und die Kosten in die Höhe treiben“, begründet der Tagungsexperte den Hallenumbau.

Netzwerkbildung gefördert

Bei den Hotelanforderungen sieht Martin Kirsch auch einen Wandel. Besonders kleine und mittlere Unternehmen planen kurzfristiger, forcieren individuelle Ideen, wollen beraten und intensiv betreut werden. Ein Hotel mit seinem fachkundigen Personal fungiert dabei quasi als die firmeneigene Organisationsabteilung. Anders gesagt: die Kosten für eine Veranstaltungsagentur werden gespart, deren Leistungen muss das Management der Tagungsstätte erbringen – und das soll möglichst im Rahmen der Tagungsstandardpauschale abgegolten sein. Dazu gehören immer öfters auch Dolmetscherdienste. Denn jeder zehnte Tagungsteilnehmer kommt inzwischen aus dem Ausland, Tendenz steigend, so das GCB. „Die Firmen wollen alle Dienstleistungen aus einer Hand und einen Ansprechpartner vor Ort haben, der 24 Stunden erreichbar ist“, stellt Degefest-Chef Jörg Raith klar. Mit eingeschlossen sind Dienstleistungen, die das Hotel selbst einkauft. „Für Rahmenprogramme ist bei uns die Event-Agentur Kiwi-Connection zuständig, eine Hotelmitarbeiterin für die Koordination zwischen Tagungsveranstalter und Agentur“, so Hotel-Manager Kirsch. In Bezug auf das Equipment ist der Schlosshotel-Geschäftsführer überzeugt, dass hybride Tagungen – via Videokonferenz werden abwesende Teilnehmer in den Sitzungsraum geholt – im Kommen sind. Tagungshotels müssten sich hierauf einstellen und die Technik anschaffen.

Verbandsmann Raith sieht bei den Veranstaltungszielen ebenfalls eine Neuausrichtung. Es finde eine Verschiebung von der reinen Wissensvermittlung zur Netzwerkbildung statt. „Wesentlich ist mittlerweile, dass bei Tagungen die Teilnehmer sich kennenlernen, Kontakte schließen oder festigen“, stellt er fest. Das sei effizient, da die Teilnehmer meist aus demselben Tätigkeitsbereich kommen oder die gleichen Intentionen verfolgen. Im beruflichen Alltag agieren sie dann besser vernetzt und dadurch erfolgreicher. Der Kontaktschluss während der Tagung werde seitens der Referenten durch Interaktion gefördert. Die Teilnehmer erarbeiten sich in diversen Workshops durch Wissensaustausch und Diskussion selbst die Inhalte. Dafür stehen ihnen mehrere, oftmals auch unterschiedlich eingerichtete Räume zur Verfügung. Das soll der Kreativität und der klareren Trennung von Themen zu Gute kommen. Die Referenten fungieren lediglich als Moderatoren.

Gerd Zimmermann

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