Ein vertrauensvolles Verhältnis zu Mitarbeitern und Kunden ist eine feine Sache. Wichtige Dinge sollten Unternehmer dennoch schriftlich regeln – selbst wenn sie dazu oft nicht verpflichtet sind. 

Rein rechtlich lässt sich in Deutschland fast jeder Vertrag ohne Papierkram besiegeln – per Handschlag. Oft braucht es dafür noch nicht mal juristische Vorkenntnisse: Wer beim Bäcker Brötchen kauft oder eine Busfahrkarte löst, der weiß, dass er seine Ware beziehungsweise die Dienstleistung nur gegen Geld erhält. Entsprechend klappt der Austausch der Leistungen meist ohne Probleme. Schwieriger ist es bei komplexeren Inhalten oder höheren Vertragswerten. Wer also zum Beispiel ein (gebrauchtes) Auto per Handschlag kauft oder bei einem Arbeitsvertrag auf Schriftliches verzichtet, der sollte sich schon sehr sicher sein, dass sein Gegenüber die Kerninhalte der Vereinbarung verstanden hat und bereit ist, seine Pflichten zu erfüllen. Denn kommt es zum Streit und gibt es keine Zeugen für die formlose Absprache, steht vor Gericht Aussage gegen Aussage. Die Durchsetzung der eigenen Rechte wird dann oft schwierig.

Diese Erfahrung machte vor einiger Zeit ein Garten- und Landschaftsbauunternehmer aus dem Raum Köln. Er wollte sich von einem Arbeitnehmer trennen, den er zwei Monate zuvor per Handschlag eingestellt hatte. Der Mann akzeptierte zwar die Kündigung, Streit gab es aber über die noch offene Vergütung. Der Mitarbeiter behauptete, er habe zehn Euro netto erhalten sollen, der Arbeitgeber hingegen wandte ein, es seien lediglich zehn Euro brutto vereinbart gewesen. Der Fall landete im Eilverfahren vor dem Landesarbeitsgericht Köln – und das schlug sich auf die Seite des Beschäftigten (Az.: 5 SaGa 23/09). Dieser profitiere von Beweiserleichterungen, weil der Arbeitgeber es versäumt habe, die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich niederzulegen.

„Ein Arbeitsvertrag muss, wie die meisten Verträge, nicht zwingend schriftlich abgeschlossen werden“, kommentiert Christian Ley, Fachanwalt für Arbeitsrecht bei Keller Menz in München. Viel gewonnen ist damit aber nicht, denn das Nachweisgesetz schreibt vor, dass Arbeitgeber „spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen“ haben. Tun sie das nicht, drohen zwar keine unmittelbaren Sanktionen, solange sich die Parteien vertragen. Kommt es zu Auseinandersetzungen, sind Beweisprobleme aber programmiert. „Unternehmer sind daher gut beraten, neue Mitarbeiter nur auf Basis eines schriftlichen Arbeitsvertrages einzustellen“, sagt Rechtsanwalt Ley.

Viele Ausnahmen von der Regel

Für manche Rechtsgeschäfte schreibt der Gesetzgeber sogar ausdrücklich die Schrift- oder zumindest die Textform vor. Der Unterschied zwischen den beiden Varianten: Die Textform erfordert keine eigenhändige Unterschrift; eine E-Mail oder ein Fax reichen also, um sie zu wahren. Erfordert ein Vertrag hingegen die Schriftform, ist eine handschriftliche Signatur der Vertragspartner unabdingbar.

„Kündigungen von Arbeitnehmern müssen laut § 623 BGB stets schriftlich erfolgen“, sagt Rechtsanwalt Ley. Gleiches gilt für Arbeitnehmerüberlassungsverträge. „Miss­achten die Parteien diese Formvorgaben, ist der Vertrag nichtig. Zum Teil können die Verstöße sogar mit einem Bußgeld geahndet werden“, warnt der Jurist. Ebenfalls formbedürftig sind sogenannte Schiedsklauseln: „Wollen die Parteien eine juristische Auseinandersetzung nicht vor den staatlichen Gerichten, sondern vor einem Schiedsgericht austragen, können sie das nicht mündlich vereinbaren, sondern müssen die Vereinbarung schriftlich beziehungsweise in irgendeiner nachweisbaren Form niederlegen – zumindest nach deutschem Recht“, sagt Martin Blüm, Rechtsanwalt bei Friedrich Graf von Westphalen & Partner in Köln. „Unternehmen, die internationale Geschäftsbeziehungen pflegen, dürfen allerdings vereinbaren, dass die Regeln eines anderen Landes zur Anwendung kommen. Das kann sich auch auf die Formvorgaben auswirken.“

„ Unternehmen sind gut beraten, neue Mitarbeiter nur auf Basis eines schriftlichen Arbeitsvertrags einzustellen.“ Christian Ley, Kanzlei Keller Menz

Bei Mietverträgen ist zu unterscheiden. Sie können zwar per Handschlag zustande kommen, die Formfreiheit gilt aber nur, wenn der Vertrag auf unbegrenzte Zeit geschlossen wird. Befristete Mietverträge mit einer Laufzeit von mehr als einem Jahr bedürfen hingegen der Schriftform. Verstoßen die Parteien gegen diese Vorgabe, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen und der Vermieter unterliegt den mieterfreundlichen Regelungen des BGB.

Hat ein Rechtsgeschäft besonders weitreichende Folgen, verlangt der Gesetzgeber vielfach sogar eine notarielle Beurkundung. Paradebeispiele sind etwa Ehe- und Erbverträge, Grundstücksgeschäfte oder die Veräußerung von GmbH-Geschäftsanteilen. Wer sicherstellen will, dass sein Unternehmen im Fall einer Scheidung nicht Gegenstand des Rosenkriegs wird, kommt um einen Notartermin also nicht herum. Gleiches gilt für alle, die Bauland, ein Haus oder eine Wohnung kaufen beziehungsweise verkaufen wollen.

Unabhängig von den Vorgaben des Gesetzgebers lassen sich auch durch eine individuelle Vereinbarung bestimmte Formvorschriften festzurren: Allerdings funktioniert das nur in eine Richtung. Das Abweichen von den gesetzlichen Standards nach unten ist stets verboten, eine Verschärfung der Vorgaben hingegen ohne weiteres möglich.

Trügerische Sicherheit

Der Nutzen von Schriftformklauseln ist in der Praxis trotzdem begrenzt. Vorformulierte Arbeitsverträge etwa enthalten oft einen Passus, wonach Vertragsänderungen unwirksam sind, sofern die Parteien sie nicht schriftlich niederlegen. Das ist nicht zu beanstanden, bringt aber nicht besonders viel. Denn wegen des Grundsatzes der Formfreiheit können die Parteien eine solche Klausel jederzeit wieder kippen – auch durch mündliche Absprachen oder sogar stillschweigend. Diesem Dilemma mit einer sogenannten doppelten Schriftformklausel zu begegnen, die auch den Verzicht auf Schriftform der Schriftform unterwirft, ist allerdings keine gute Idee. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Praxis in Formulararbeitsverträgen für unwirksam erklärt (BAG, Az.: 9 AZR 382/07) und auch der Bundesgerichtshof räumte nachträglichen mündlichen Individualvereinbarungen den Vorrang vor Schriftformklauseln in Formularverträgen ein. Im konkreten Fall ging es um einen Gewerberaummietvertrag (BGH, Az.: XII ZR 312/02). Immerhin: Den Beweis, dass die Parteien sich mündlich geeinigt haben, den Vertrag zu ändern, muss stets derjenige erbringen, der sich auf die Vereinbarung beruft.

Sonderregelungen für Kaufleute

Für Unternehmer besonders relevant sind überdies die im Handelsgesetzbuch (HGB) niedergelegten Spezialregeln. Sie gelten für wirtschaftlich versierte Personen, wie etwa Kaufleute. Das Spezialrecht fußt auf der Annahme, dass diese in Wirtschaftsfragen besonders bewandert und deshalb weniger schutzbedürftig sind als ökonomisch weniger bewanderte Verbraucher. Das zeigt sich zum Beispiel an den unterschiedlichen Formvorschriften im Bereich der Bürgschaft. Will Otto Normalverbraucher für die Schulden eines andern bürgen, muss er dafür einen schriftlichen Vertrag unterzeichnen. „Die Schriftform erfüllt hier eine Warnfunktion, die dem Bürgen die Risiken noch einmal deutlich vor Augen führen soll“, sagt Rechtsanwalt Blüm. Kaufleute hingegen können bei einem Handelsgeschäft auch per Handschlag eine Bürgschaft übernehmen. „Ihnen wird zugetraut, dass sie sich auch ohne die Warnung einer Formvorschrift über die Risiken ihrer Erklärung klar sind“, erläutert der Jurist.

Mehr als ein Handschlag

Hat ein Vertrag besonders weitreichende Folgen, unterwirft das Gesetz ihn mehr oder minder strengen Formvorgaben.

Schriftform (§ 126 BGB)
Verlangt das Gesetz die Schriftform, müssen die Parteien das Papier eigenhändig signieren. Deshalb genügt die Übermittlung einer Urkunde per Telefax oder Mail nicht der Schriftform.

Textform (§ 126b BGB)
Im Unterschied zur Schriftform kann bei der Textform eine eigenhändige Unterschrift fehlen. Wichtig ist aber, dass die Erklärungen auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Das kann ein (Computer-)Fax oder ein Stück Papier sein. Aber auch SMS, E-Mails oder auf USB-Sticks gespeicherte Dokumente genügen den Anforderungen an die Textform.

Öffentliche Beglaubigung
(§ 129 BGB) Bei der öffentlichen Beglaubigung kommt zur Schriftform noch hinzu, dass ein Notar die Echtheit der Unterschrift durch einen auf die Urkunde gesetzten Vermerk bestätigt.

Notarielle Beurkundung
(§ 128 BGB) Hier wird die gesamte Erklärung und nicht lediglich die Unterschrift von einem Notar beurkundet.